Số hóa dữ liệu

24/09/2021

Số hóa dữ liệu là gì? Đây là quá trình chuyển đổi kỹ thuật số đầu tiên của công ty. Công ty của bạn sử dụng phần mềm quét để trích xuất, thu thập dữ liệu và sau đó tự động gửi dữ liệu đó đến các ứng dụng kinh doanh của bạn để sử dụng trực tiếp. Những dữ liệu này cũng được phân loại, sắp xếp theo các quy tắc của riêng bạn trong giải pháp GED (quản lý tài liệu điện tử) để lưu trữ có cấu trúc các tệp của bạn.

Hiểu về số hóa dữ liệu

Quét tài liệu

Nếu cá nhân có thể quét một tài liệu hoặc một hình ảnh để sử dụng lại chúng như cũ, các chuyên gia sẽ quan tâm đến việc xem xét việc quét tài liệu từ góc độ dữ liệu.

Tính năng quét tài liệu được kích hoạt bởi phần mềm chuyên dụng có nghĩa là:

Hành vi sao chép và chuyển đổi toàn bộ tài liệu từ định dạng giấy sang định dạng tệp số hóa, được gọi là kỹ thuật số, sử dụng được trên máy tính và trên Internet;
Hành động thu thập dữ liệu của một tài liệu, dù ở định dạng giấy hay kỹ thuật số, trích xuất chúng theo các quy tắc riêng của nó để gửi chúng đến các ứng dụng của bên thứ ba trên Internet hoặc trên máy tính của nó để sử dụng trong đó;
Hành vi công nhận và phân loại tài liệu số hóa theo tiêu chí lưu trữ riêng trong kho tài liệu trực tuyến để bảo tồn và lưu trữ hợp pháp.

Lưu ý: hầu hết thời gian, thông tin được quét là văn bản và hình ảnh. Trong một số ngành, dữ liệu số hóa có thể là âm thanh hoặc video, hình ảnh chuyển động với băng âm thanh.

Phi vật chất hóa

Phi vật chất hóa đề cập đến việc số hóa các quy trình và phương pháp làm việc trong một công ty. Nói cách khác, nhân viên không còn xử lý (hoặc ngày càng ít) giấy để sử dụng phần mềm và Internet để sử dụng dữ liệu hiệu quả hơn.

Dưới đây là những ví dụ cụ thể về việc phi vật chất hóa kinh doanh thành công:

Nhân viên sử dụng các tài liệu kỹ thuật số mà từ đó họ có thể trích xuất một phần dữ liệu để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể;
Một hệ thống quản lý nội dung tập trung tất cả các tài liệu kỹ thuật số của công ty một cách có trật tự, để mỗi doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm thấy các tài liệu cần thiết;
Mỗi chuyên gia kinh doanh sử dụng các tài liệu hoặc một phần dữ liệu bằng cách nhập thông tin vào phần mềm để thực hiện nhiệm vụ của họ;
Việc xử lý và sử dụng thông tin, tài liệu được sắp xếp hợp lý;
Nhân viên cải thiện quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian, hiệu quả hơn;
Cả công ty đều thấy năng suất của mình tăng lên;
Công ty cũng tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý, trước đây dành riêng cho việc lưu trữ tài liệu giấy.

Thu thập và trích xuất dữ liệu ở trung tâm của số hóa

Việc số hóa dữ liệu cho phép phi vật chất hóa các quy trình và tăng tốc xử lý thông tin. Mối quan hệ với dữ liệu thay đổi hoàn toàn thứ tự đã thiết lập: dữ liệu được thu thập, trích xuất, gửi đến phần mềm mà nó lựa chọn và được sử dụng trong thời gian thực.

Số hóa tài liệu và thu thập dữ liệu cho phép phi vật chất hóa, nhưng đây không phải là những thành phần duy nhất.

Việc tự động hóa số hóa làm cho ngày nay có thể:

Để khôi phục chất lượng dữ liệu giống hệt nhau, loại bỏ lỗi do nhập thủ công,
Để khai thác dữ liệu hơn bao giờ hết và để cải thiện trao đổi nội bộ hoặc bên ngoài.

Lợi thế của số hóa dữ liệu

Số hóa dữ liệu mang lại nhiều thuận lợi cho các công ty trong mọi lĩnh vực.

Lợi thế đầu tiên của dữ liệu kỹ thuật số đối với công ty là việc phi vật chất hóa hóa đơn:

Bạn tránh phải mã hóa từng hóa đơn theo cách thủ công: quá trình này được tự động hóa. Phần mềm quét tự nhận ra và trích xuất các thông tin liên quan.
Bạn ghi lại từng hóa đơn trong các tài khoản ngay từ giai đoạn nắm bắt dữ liệu. Thông tin được sử dụng và làm phong phú các bút toán kế toán theo các quy tắc mà bạn đã thiết lập.
Sau đó, bạn xuất hóa đơn ở định dạng PDF, chẳng hạn như để lưu trữ, một định dạng được bổ sung siêu dữ liệu cho phép bạn tìm tài liệu nếu cần.
Bạn tiết kiệm được 50% chi phí xử lý và tiết kiệm thời gian quản lý.

Chúng tôi trình bày chi tiết trong bảng sau những lợi thế khác nhau của dữ liệu kỹ thuật số theo lĩnh vực hoạt động của bạn:

Lợi ích của số hóa dữ liệu đối với doanh nghiệp

Thuận lợi	Lĩnh vực hoạt động
Tự động nhận dạng và trích xuất thông tin trên chứng minh nhân dân, hộ chiếu, giấy phép lái xe và giấy chứng nhận bảo hiểm xe. Không có mục nhập thủ công cho người vận hành. Không có biểu mẫu để hoàn thành cho khách hàng.	Hoạt động với quầy lễ tân Nhà điều hành viễn thông Văn phòng cho thuê xe ngân hàng Bệnh viện Cơ quan bất động sản Lĩnh vực khách sạn Khu vực công (tòa thị chính, v.v.)
Tập trung và bảo mật dữ liệu cá nhân trích xuất từ chứng minh nhân dân, hộ chiếu, thẻ tín dụng. Tiếp nhận khách hàng tốt hơn: giảm thời gian chờ đợi.	Lĩnh vực khách sạn
Tự động hóa quy trình quét và phân loại liên quan đến các chứng chỉ chăm sóc được cấp, chứng chỉ liên kết bảo hiểm. Quản lý tốt hơn thông tin bệnh nhân và chính sách bảo mật.	Bệnh viện Các dịch vụ sức khỏe Các công ty trong lĩnh vực y tế
Xử lý nhanh các công việc hành chính. Mở và quản lý tài khoản khách hàng nhanh hơn. Tăng mức độ hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.	Các chi nhánh ngân hàng
Tiết kiệm thời gian và tăng năng suất. Dịch vụ tốt hơn và hỗ trợ khách hàng tốt hơn (khách hàng không chờ đợi lâu hơn). Chấm dứt phô tô.	Cửa hàng điện thoại và viễn thông
Đẩy nhanh các thủ tục hành chính. Chia sẻ thông tin với tất cả các cơ quan trong mạng. Tăng khả năng đáp ứng và cải thiện dịch vụ khách hàng.	Mạng lưới đại lý cho thuê ô tô hay các phương tiện khác
Ghi lại câu trả lời từ các biểu mẫu giấy hoặc email Tự động nhập câu trả lời vào phần mềm chuyên dụng để phân tích. Giảm chi phí xử lý. Loại bỏ các quy trình thủ công và các lỗi nhập thủ công.	Trường học Trường đại học Cơ quan nhà nước Chính quyền địa phương
Quản lý tập trung các phiếu giao hàng và vận chuyển. Trích xuất dữ liệu để chỉnh sửa hóa đơn tự động. Lập hóa đơn và thu tiền nhanh hơn. Dòng tiền được tối ưu hóa. Tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ các thủ tục thủ công. Tính năng lưu trữ phi vật liệu hóa giúp bạn có thể tìm thấy tài liệu ngay lập tức.	Lĩnh vực hậu cần (giao hàng bằng xe tải, đường sắt, đường biển hoặc đường hàng không, v.v.)
Xuất, phân loại và sử dụng dữ liệu sang các ứng dụng kinh doanh như SharePoint, Microsoft, Oracle, v.v. Truy cập và sử dụng dữ liệu ngay lập tức. Tập trung an toàn các tài liệu. Lưu trữ và tìm kiếm nhanh chóng.	Bất kỳ loại hình kinh doanh nào sử dụng phần mềm như ERP, CRM, BPM, giải pháp kế toán trực tuyến, v.v.

Có thể thấy ưu điểm chính của số hóa dữ liệu là cải thiện việc xử lý thông tin và làm cho nó có thể truy cập được trong thời gian thực. Nhưng đồng thời, các công ty cũng phải đối diện với thách thức chính đó là tiếp tục cuộc đua trong thị trường kỹ thuật số ngày càng phát triển, nơi mọi thứ đang tăng tốc. Để nâng cao chất lượng quá trình số hóa dữ liệu cho các tổ chức, doanh nghiệp của bạn, đừng ngần ngại liên hệ với ZinPro qua Hotline: 0835-299-922.