Số hóa văn bản

Một trong những thách thức và cơ hội kinh doanh lớn cho các doanh nghiệp gia đình và doanh nghiệp vừa và nhỏ là đổi mới kỹ thuật số. Để giải quyết thỏa đáng quy trình này, công ty cần phải đầu tư đáng kể, không chỉ vào nhân sự có kinh nghiệm để cài đặt quy trình mới, mà còn vào một loạt phần mềm để số hóa văn bản, tài liệu.

Số hóa tài liệu, văn bản là gì?

Việc scan tài liệu đã được thực hiện phổ biến tại các công ty. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn còn một số lượng khổng lồ giấy tờ trong văn phòng cần phải giải quyết thì đã đến lúc thực hiện chuyển tài liệu của bạn, bao gồm cả văn bản và hình ảnh từ định dạng giấy sang định dạng điện tử. 

Quá trình này có thể giảm bớt 25% thời gian làm việc của nhân viên ở cả công ty tư nhân và công ty nhà nước.  Ưu điểm lớn nhất của việc số hóa tài liệu là nó cho phép các văn bản có thể được truy cập từ mọi nơi trên tất cả các thiết bị. Điều này có nghĩa là hệ thống của bạn sẽ được vận hành nhanh hơn nhiều nhờ vào quy trình làm việc hiệu quả. 

Tùy theo nhu cầu của từng doanh nghiệp, có thể thực hiện các quy trình số hóa khác nhau, chẳng hạn như: quét số hóa tự động, sử dụng toàn văn bản OCR (nhận dạng ký tự quang học) hoặc số hóa dữ liệu.

Có thể số hóa các loại tài liệu và văn bản nào?

Nhìn chung, có thể số hóa bất kỳ tài liệu nào ở định dạng giấy, điển hình tại các doanh nghiệp, nhà xưởng có thể kể đến như:

• Phiếu giao hàng: số hóa có thể giảm tới 80% thời gian dành riêng cho việc giải quyết sự cố của khách hàng.
• Hóa đơn: số hóa hóa đơn được chứng thực
• Hồ sơ bệnh án để hiện đại hóa các trung tâm y tế, đảm bảo không thất lạc hồ sơ của bất kỳ bệnh nhân nào.
• Tệp: hành chính, nhân sự, khách hàng, tệp rủi ro, nhà cung cấp, sản phẩm, kỹ thuật… tăng 90% hiệu quả khi tìm kiếm và quản lý tài liệu.
• Hợp đồng: loại bỏ các công việc quản lý và lưu trữ tài liệu hợp đồng tại các chi nhánh, văn phòng.
• Văn bản viết tay: để tiết kiệm không gian văn phòng và tiền photo.

Tại sao phải số hóa tài liệu, văn bản?

Có nhiều yếu tố đòi hỏi doanh nghiệp của bạn phải thực hiện số hóa văn bản. Ngoài việc tiết kiệm không gian, yếu tố then chốt đó là có thể nhận được thông tin nhanh và chính xác hơn. Do đó, lợi ích của số hóa với doanh nghiệp đó là tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc.

Cũng có những lý do khác có thể khiến bạn phải thực hiện quá trình này, bao gồm:

• Tiết kiệm không gian vật lý
• Giảm thời gian tìm kiếm
• Truy cập thông tin nhanh hơn: Chia sẻ thông tin cả trong nội bộ (đồng nghiệp) và bên ngoài (khách hàng), nhanh hơn.
• Bảo mật thảm họa: Nó có thể được bảo vệ bằng các mã truy cập và hạn chế khác nhau tùy thuộc vào người dùng. Điều này làm giảm nguy cơ mất mát hoặc đánh cắp thông tin.
• Truy cập từ mọi thiết bị và địa điểm: Hàng ngày, ở một số lượng lớn các công ty, nhân viên phải tham khảo thông tin mà không cần có mặt tại văn phòng. Việc để thông tin trong tủ hồ sơ sẽ hạn chế việc tiếp cận, cần thiết phải có mặt tại công ty để tham khảo thông tin.
• Tiết kiệm trong in ấn: Nhận thức về môi trường ngày càng cao, vì vậy nhiều công ty muốn ngừng in nhiều giấy tờ không cần thiết và tiết kiệm chi phí in ấn (mực in, giấy, photocopy...).
• Tiết kiệm chi phí bảo trì: Việc có các tệp thông tin vật lý lớn đòi hỏi phải có đơn đặt hàng. Chắc chắn điều này tiêu tốn tài nguyên, tức là sẽ cần một người chăm sóc bảo trì nó.

Quá trình số hóa văn bản, tài liệu là gì?

Nhiều công ty lo sợ việc thực hiện số hóa vì họ tin rằng đó là một quá trình tẻ nhạt hoặc cần thời gian để thích ứng. Ngoài ra, họ cũng không quá tin tưởng khi để những tài liệu quý giá của mình vào tay người khác.

Tuy nhiên, bạn nên biết rằng số hóa hoàn toàn an toàn và sẽ cho phép bạn hưởng lợi từ nó trong thời gian ngắn, dẫn đến việc tập trung vào các nhiệm vụ khác có giá trị lớn hơn cho công ty.

Quá trình số hóa bao gồm các giai đoạn sau:

• Thu thập tài liệu tại bất kỳ điểm nào đặt trụ sở của công ty
• Loại bỏ bất kỳ phần tử nào liên kết với tài liệu như kẹp hoặc ghim, trích xuất bản gốc từ cặp, túi ... và phân loại thủ công nếu cần thiết.
• Số hóa và quét. Quá trình số hóa chuyển đổi giấy thành hình ảnh điện tử thông qua máy quét công suất cao và máy quét phẳng.
• Nhận dạng quang học. Cấu hình để thực hiện xử lý hình ảnh, xác nhận hình ảnh và nhận dạng bán cấu trúc các định dạng, ký tự, nhãn hiệu, mã vạch ...
• Ghi âm / xác minh. Hệ thống ghi âm thông minh quản lý để giảm thiểu các lần gõ phím bằng tay cần thiết. Kiểm soát chất lượng hình ảnh cũng được đảm bảo thông qua quay video.
• Thẩm định. Giới thiệu các quy tắc cụ thể, xác thực đối với cơ sở dữ liệu, xác thực đối với thông tin Máy chủ lưu trữ
• Xuất dữ liệu và hình ảnh ở các định dạng tiêu chuẩn (txt, mdb, xml và tiff, pdf ...) và khai thác web.

Nếu bạn đã sẵn sàng thực hiện bước tiếp theo trong quá trình số hóa văn bản, tài liệu doanh nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi, đội ngũ chuyên gia hàng đầu của ZinPro luôn sẵn sàng tư vấn cho bạn. Hotline: 0835-299-922.